Getting Things Done – w internecie często pisane skrótowo GTD – można przetłumaczyć jako „załatwianie spraw” czy może nawet „doprowadź robotę do końca”. Chodzi o zarządzanie zadaniami w czasie. Opracował tę metodę David Allen. Raczej dla prezesów korporacji, skomplikowana, ale da się adaptować.
Dlaczego warto zwrócić na nią uwagę? Przecież w internecie roi się od różnych porad o podobnej tematyce, niby w czym ta metoda miała by być lepsza? Ależ ona nie jest lepsza, jest po prostu sprawdzona, znana od lat, „klasyk”.
Oryginalna koncepcja opiera się o system 43 folderów w formie papierowych teczek (12 na każdy miesiąc i 31 na każdy dzień tygodnia). Wymaga to systematyczności (codziennego aktualizowania). Oczywiście to nie wszystko. Niemniej było sporo krytyki, w pierwotnym kształcie jest to nie do przyjęcia dla przeciętnego człowieka. Na szczęście powstały adaptacje GTD. Są też inne książki Allena o GTD, koncepcja jest uwspółcześniana. Poniżej przykład takiej publikacji.
Mimo wszystko, jednak ciągle metoda GTD nie jest podawana w przyjazny dla każdego sposób, raczej w rozwodnionej formie. W niniejszym artykule postaram się przybliżyć wiele pomysłów i założeń, zarówno z oryginalnej wersji jak i adaptacji. Na pewno każdy znajdzie coś dla siebie.
Tak najprostsza wskazówka, którą udało mi się wdrożyć (a jest nieskomplikowana i wysoce efektywna) to: „jeżeli coś da się zrobić w czasie poniżej 2 minut zrób to natychmiast”. To co osłabia chęci działania, wysysa energię, to wydłużający się łańcuszek rzeczy do zrobienia. Samo wspomnienie o tym ile tego jest odsuwa chęć zrobienia czegokolwiek. Zasada „2 minut” pozwala mieć bardziej czysty umysł – co jest ważne w GTD (o czym będzie jeszcze dalej).
Druga ważna zasada to „jeżeli ktoś może zrobić coś za ciebie – deleguj zadanie”. „Deleguj” to takie ładne określenie zwalenia na kogoś obowiązku zrobienia czegoś. Zważywszy na grupę docelową GTD (kadra kierownicza) nie jest to dziwne. Ale to bardzo mądra zasada, powiązana z asertywnością, a nawet idąca dalej – nie tylko nie dopuszczamy do nakładania na nasze barki zadań, ale wykorzystujemy innych.
Trzecia ważna rzecz – jeżeli nie ma na kogo delegować zadanie, to zapisz je jako rzecz do zrobienia. Najlepiej zapisuj kontekstowo. Staraj się grupować zadania w powiązaniu z określonym miejscem czy czynnością, żeby ich wykonanie zajmowało ci mniej czasu.
Tu rozwinę wcześniejsze moje określenie „czysty umysł”. W GTD jest istotne, żeby wszystkie sprawy trzymać poza głową, na papierze. Głowa ma być na świeże pomysły, nie być obciążona rzeczami do pamiętania. Cały czas chodzi o porządkowanie spraw na bieżąco i rozwiązywaniu, przy czym trzeba mieć świadomość w tym wszystkich jakichś dalszych celów życiowych.
Porządek, porządek… Biurko – w domu czy pracy – w idealnym porządku. Kalendarz – jeśli wpisujesz zadania na dany dzień, dotrzymuj terminów – inaczej nie będzie pełnił użytecznej roli, z czasem stracisz zaufanie i do niego, i do siebie. Notatnik – trzymaj w nim listy zadań; przeglądaj je raz na tydzień i aktualizuj. Listy zadań w notatniku to jedno, ale projekty zapisuj w odpowiednich miejscach. Możesz je rozbijać na zadania; na pewno warto określić pierwszy krok.
Jeśli chodzi o elektroniczne gadżety i programy – Allen nie poleca konkretnych, bo one się zmieniają (a papier był, jest i będzie). Można ich używać, jednak pamiętaj, że im bardziej zaawansowane tym mniej użyteczne. Niemniej narzędzia inspirowane GTD powstały – są to Nirvana (najbliżej pierwotnej koncepcji) oraz Nozbe i Remember The Milk.
Najkrócej o co chodzi w GTD: sortuj napływające sprawy na bieżąco, twórz z nich zadania, a istotne z nich łącz w projekty.
Tyle z mojej strony. Kto chce – sięgnie po więcej. Nie jest to metoda dla każdego, polega na utrzymywaniu wszystkiego pod kontrolą i wymaga większej samodyscypliny niż inne.
Na koniec dwie moje ulubione myśli Allena (jakże boleśnie prawdziwe):
▪ „Sprawy rzadko blokują się z powodu braku czasu. Sprawy blokują się, ponieważ nie zdefiniowano, w jaki sposób należy je poprowadzić.”
▪ „W większości przypadków jest tak, że im bardziej coś zaprząta Twój umysł, tym mniej w tej sprawie faktycznie się dzieje”.
’truman burbank’ – Amiga NG (10) 1/2021
